TUGAS KELOMPOK (SOFTSKILL)

1.      PENGERTIAN PRESENTASI

Presentasi merupakan kegiatan berbicara di depan orang banyak atau salah satu bentuk komunikasi. presentasi adalah topik pengajuan kegiatan, pendapat atau informasi kepada orang lain. Tidak seperti pidato lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dilakukan di bisnis pertunjukan.

Tujuan dari presentasi dari semua jenis, misalnya, untuk membujuk, untuk menginformasikan, atau untuk meyakinkan. Untuk menjadi baik menyajikan, orang sering belajar ahli presentasi. Juga, ada banyak pembicara terkenal yang sering diamati oleh orang-orang yang ingin tahu bagaimana berbicara di depan umum.

Berbicara keterampilan di depan penonton sangat penting bagi siapa pun yang ingin maju. Banyak presiden, manajer, tenaga penjualan, dan seorang guru yang menjadi terkenal melalui keterampilan yang sukses dan presentasinya.

Menurut KBBI Presentasi di definisikan

pre·sen·ta·si /préséntasi/ n 1 pemberian (tt hadiah); 2 pengucapan pidato (pd penerimaan suatu jabatan); 3 perkenalan (tt seseorang kpd seseorang, biasanya kedudukannya lebih tinggi); 4 penyajian atau pertunjukan (tt sandiwara, film, dsb) kpd orang-orang yg diundang; mem·pre·sen·ta·si·kan v menyajikan; mengemukakan (dl diskusi dsb).

2.      PERSIAPAN YANG DILAKUKAN SEBELUM DAN SESUDAH PRESENTASI

1. Tahap Persiapan

Dalam tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens, menyusun materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan latihan.

Menentukan Topik

Apa topik yang akan saya sampaikan? Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya menyampaikan topik ini?

Itulah beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan topik presentasi. Dengan begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan audiens. Usahakan topik Anda menarik dan menggugah audiens untuk mendengarkan.

Menetapkan Tujuan

Apa yang Anda harapkan dari presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya tujuan. Dengan memiliki tujuan, Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas dan tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir yang berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan jelas, bisa dicapai dan Anda tahu betul bagaimana mencapainya.

Mengenali Situasi dan Audiens Anda

Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih tenang. Dalam hal ini Anda perlu melakukan koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui. Seperti, dalam acara apa Anda melakukan presentasi, berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam, adakah sarana pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir, berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki dan perempuan, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.

Menyusun Materi

Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan kejelian dan ketepatan. Kenapa harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya sedangkan ketepatan berhubungan dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Jadi sebagai presenter yang baik, Anda tidak bisa asal-asalan dalam menyiapkan materi yang akan Anda sampaikan.

Ada syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun materi, antara lain materi harus sesuai dengan topik, update dan terpercaya. Anda bisa mendapatkan materi dari pengalaman pribadi, buku, jurnal, hasil penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus Anda pahami, jangan membuat materi yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata atau kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.

Menentukan Pendekatan yang Anda Gunakan

Setiap presentasi membutuhkan metode yaitu sebuah pendekatan yang Anda gunakan dalam menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik yang Anda sampaikan. Ada beberapa metode yang bisa Anda terapkan diantaranya ceramah, eksperimen, simulasi, demonstrasi, ceramah plus dan lain-lain. Silahkan Anda eksplorasi metode yang paling cocok dengan topik Anda. Keberhasilan Anda memilih metode yang tepat akan membawa Anda menjadi presenter yang lebih efektif.

Menyusun Slide Presentasi

Jika presentasi Anda menggunakan slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun slide presentasi Anda semenarik mungkin. Dalam membuat slide ada beberapa prinsip yang harus Anda pahami.

§  Sederhana

§  Konten yang kuat

§  Font yang indah

§  Gambar yang menarik dan sesuai

§  Penggunaan warna yang tepat

§  Mematuhi prinsip CRAP, yaitu contrast atau kontras, repetition atau pengulangan , Alignmentatau perataan dan proximity atau  kedekatan.

Dengan mematuhi enam prinsip di atas Anda akan mampu membuat slide yang menarik dan tampil beda.

Latih Presentasi Anda

Semua pembicara handal selalu melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Dengan latihan yang baik Anda akan lebih percaya diri, mampu menyesuaikan materi dengan waktu, dan Anda akan menemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.

2. Tahap Membawakan

Dalam membawakan presentasi Anda bisa menggunakan struktur tiga bagian, yaitu pembukaan, pembahasan dan penutup.

Membuka Presentasi

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik.

Pembukaan yang baik sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga cenderung membuat presentasi menjadi gagal. Ada banyak cara untuk membuka presentasi dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan pertanyaan, menggunakan kutipan, menunjukkan data dan fakta, menggunakan intermezzo, menjelaskan maksud dan tujuan atau menggunakan humor. Anda tinggal memilih mana yang paling cocok untuk diri Anda.

Pembahasan

Ini adalah tahap inti dari presentasi Anda. Disinilah secara keseluruhan materi Anda sampaikan. Anda harus menjelaskan materi Anda secara tersetruktur dan jelas, selain itu Anda juga harus terampil menggunakan transisi antar sub topik, supaya audiens memperoleh kejelasan alur presentasi Anda. Sampaikan materi dengan penuh antusias dan semangat, optimalkan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda. Buat audiens Anda terlibat dalam presentasi Anda dengan mengajukan pertanyaan, mengajak audiens Anda bergerak dan mempengaruhi emosi mereka dengan cerita yang inspiratif. Jika ini Anda lakukan dengan baik, maka apa yang menjadi tujuan presentasi Anda akan tercapai.

Menutup Presentasi

Jangan pernah tinggalkan audiens Anda dengan kebingungan, tapi tinggalkan mereka dengan sesuatu yang bermakna yang akan mereka ingat selama-lamanya. Tutup presentasi Anda dengan menyimpulkan inti dari presentasi Anda, buatlah dalam kalimat pernyataan, selanjutnya sampaikan call to action Anda. Satu lagi yang perlu Anda catat, jangan pernah menutup presentasi Anda dengan kalimat yang terlampau panjang dan jangan minta maaf.

Itulah tiga langkah yang bisa Anda lakukan dalam membawakan presentasi. Lakukan itu dengan baik dan Anda akan diingat audiens sebagai presenter yang menginspirasi.

Catatan penting:

Sebelum tampil ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu datang lebih awal, periksa kondisi ruangan, peralatan pendukung dan hal-hal teknis yang lain.

3. Tahap Evaluasi

Ini adalah satu kebiasaan positif yang harus Anda lakukan setelah selesai melakukan presentasi. Hal ini saya maksudkan untuk mengevaluasi mana-mana yang tidak berjalan sesuai rencana, mana yang harus mendapat perbaikan dan mana yang harus dipertahankan. Dan yakinlah ini akan memberikan dampak positif untuk presentasi Anda selanjutnya.

Demikianlah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan dalam menampilkan presentasi yang cerdas dan meyakinkan. Semoga bisa membantu Anda menampilkan presentasi yang lebih baik. Sekarang saatnya Anda rubah dunia Anda dengan menjadi pembicara hebat dan menginspirasi.

3.      ALAT BANTU YANG DIGUNAKAN DALAM PRESENTASI DAN MANFAATNYA

1.       Laptop dan proyektor.

Manfaatnya adalah untuk menampilkan apa yang sedang dipresentasikan. Keberadaannya bisa disamakan dengan tulisan di kertas, tulisan di papan tulis maupun tulisan di slide yang menggunakan overhead proyektor .

2.      Alat Peraga

Manfaatnya adalah untuk menanamkan produk Anda dalam memori audien. Untuk produk yang perlu operasioal tertentu, misalnya alat-alat rumah tangga, produk elektronik, Anda harus jelaskan cara menggunakan, manfaat, cara mengatasi problem operasional, cara mengganti spare part   dan lain-lain.

Yang pasti dengan membawa alat peraga, presentasi Anda akan lebih menarik dan akan lebih mendukung kepentingan pemasaran produk Anda.

3.      Sound System

Manfaatnya adalah untuk mengeraskan suara anda agar semua audien mendengar. Tata suara yang baik akan membuat audien betah mengikuti presentasi. Tanpa pengeras suara, sebuah presentasi yang diikuti banyak audien dalam sebuah ruangan yang cukup besar tidak akan bisa berlangsung karena tidak semua audien mendengar apa yang kita sampaikan.

4.       Lampu

Manfaatnya adalah untuk memberikan penerangan yg cukup di dalam ruangan, terutama jika melakukan presentasi di malam hari. Lampu atau sumber cahaya juga sangat penting. Tanpa sumber cahaya yang cukup, presentasi dipastikan tidak akan berlangsung secara baik dalam waktu yang lama. Tanpa penerangan yang cukup, audien cenderung akan mudah mengantuk dan tidak konsentrasi.

Pastikan bahwa alat penerang khususnya pada malam hari cukup menerangi semua audien maupun kita sebagai presenter.

Khusus untuk lampu yang di dekat layar dari slide proyektor, ada baiknya jika diredupkan untuk memperjelas pandangan ke layar.

Alat bantu tersebut keberadaanya memang tidak mutlak, namun sangat mendukung keberhasilan sebuah presentasi. Yang tidak kalah penting adalah kemampuan kita sebagai presenter baik dalam berbicara maupun menggunakan berbagai alat bantu tersebut dengan baik.

4.      PENTINGNYA MENGANALISA AUDIENCE PADA SAAT PRESENTASI

Apakah penting menganalisa audiens ketika presentasi ?

Ya, sangat penting. Karena keberhasilan seorang pembicara dalam presentasi bergantung pada audiens. Terkadang ketika ingin melakukan sebuah presentasi, kita harus memperhatikan beberapa aspek yang berhubungan dengan audience, yaitu :

1.      Siapa audiens kita ?

Itu dapat ditinjau dari beberapa hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan dan sebagainya. Karena jangan sampai dalam menyampaikan presentasi, seseorang tidak bisa menyesuaikan materi dengan audiens.

2.      Apa yang diinginkan audiens ?

Dengan memahami keinginingan audiens, tentu saja seorang pembicara akan mampu melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga apa yang diinginkan audiens dapat terpenuhi dengan baik.

3.      Kapan melakukan presentasi ?

Hal ini salah satu aspek yang sangat penting, karena jangan sampai membuat audiens bosan mendengarkan presentasi kita. Misalnya, ketika kita melakukan presentasi pada malam hari, bagaimana membuat audiens tidak mengantuk dalam  mendengarkn presentasi kita. Tentunnya hal itupun tergantung pada seorang pembicara. Dia/kita harus mempunyai trik-trik menarik untuk memancing respon yang baik dari audiensnya.

Tidak ada salahnya juga ketika melakukan sebuah presentasi, seorang pembicara sesekali mengajukan beberapa pertanyaan kepada audiensnya. Hal itu bertujuan agar audiens ikut berperan dalam presentasi kita. Itu pun salah satu trik yang menarik dalam sebuah presentasi.

Itulah beberapa aspek yang harus kita perhatikan dalam melakukan sebuah presentasi. Karena audiens adalah objek yang sangat penting dalam keberhasilan sebuah presentasi.

5.      PENTINGNYA PRESENTASI BAGI SEORANG PEMIMPIN ORGANISASI

Apa pentingnya presentasi bisnis bagi seorang pemimpin organisasi ?

1.      Penting untuk menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.

Tentu saja pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan harus menarik, mudah dipahami, dan bermutu. Seorang pemimpin organisasi pun harus pintar dalam memilih materi, jangan sampai isinya monoton, membosankan, tidak jelas dan bahasanya sulit dipahami.

2.      Menghibur audiens.

Tidak ada salahnya seorang pemimpin organisasi menyampaikan sebuah presentasi bisnis dengan menyelipkan humor-humor agar para audiens tidak merasa jenuh. Tapi ingat, itu hanya sebagai selingan, bukan bahan materi utama.

3.      Memotifasi audiens untuk bertindak sesuatu.

Dalam memotifasi audiens, seorang pemimpin organisasi perlu menyampaikan presentasinya secara jelas dan tegas, itu bertujuan agar audiens bisa benar-benar merasa bahwa presentasi yang disampaikan pemimpin organisasi sangat bermutu dan berkualitas. Dan untuk menyampaikan presentasi yang bisa memotifasi audiens, seorang pembicara dituntut untuk  jangan terlalu banyak menggunakan bahasa yang bersifat basa-basi.